Tradycyjne metody składania zamówień wkrótce mogą okazać się niewystarczające. Są czasochłonne i podatne na ludzkie błędy. Dlatego firmy powinny poszukać nowych rozwiązań, które pozwolą im zaoszczędzić czas i pieniądze.
Branża mięsna charakteryzuje się specyficznymi wyzwaniami operacyjnymi, wynikającymi głównie z konieczności szybkiego reagowania na zapotrzebowanie rynku oraz zapewnienia ciągłości dostaw produktów świeżych. Z natury rzeczy, produkty te wymagają szczególnej uwagi ze względu na ograniczony czas przydatności do spożycia, co skutkuje koniecznością realizowania dostaw często z dnia na dzień. Wymaga to od wszystkich uczestników łańcucha dostaw wysokiej precyzji oraz efektywności w planowaniu i zarządzaniu, co dotyczy także komunikacji biznesowej.
Formularze i telemarketing? To przeszłość
Obecnie w branży dominują tradycyjne metody składania zamówień, które opierają się głównie na wypełnianiu formularzy, bądź bezpośrednim kontakcie za pośrednictwem telemarketingu. Chociaż te metody od lat stanowią oś komunikacji między producentami, dystrybutorami a detalistami, nie są pozbawione wad. Wymagają one znacznego nakładu czasu zarówno od sprzedających, jak i kupujących, a także są podatne na błędy, które mogą prowadzić do opóźnień w dostawach lub nieścisłości w realizacji zamówień.
Podejście to, choć sprawdzone, staje się coraz bardziej niewystarczające w obliczu rosnących wymagań rynku, oczekiwań konsumentów i potrzeby zapewnienia maksymalnej efektywności operacyjnej. W tym kontekście poszukiwanie nowych rozwiązań, które mogą zrewolucjonizować procesy zamówień i dostaw w branży mięsnej, staje się nie tylko możliwością optymalizacji, ale wręcz koniecznością dostosowania się do szybko zmieniających warunków rynkowych.
Automatyzacja pod kontrolą człowieka
Jednym z nowych rozwiązań, które może odegrać znaczącą rolę w tej transformacji, jest technologia elektronicznej wymiany danych (EDI). EDI umożliwia automatyczne przesyłanie danych biznesowych między systemami informatycznymi różnych organizacji w ustandaryzowanym formacie, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania i wprowadzania danych. Ta technologia pozwala na szybszą, dokładniejszą i bardziej efektywną wymianę informacji.
Implementacja EDI nie oznacza rewolucji w dotychczasowych procesach operacyjnych. Przebiega on w kilku prostych krokach. Pośród nich znajduje się ustalenie rodzajów komunikatów EDI, które będą wykorzystywane w codziennych operacjach, czy uzgodnienie kanałów komunikacji, co obejmuje wybór optymalnych środków i narzędzi do przesyłania danych. Tak można zapewnić maksymalną skuteczność i bezpieczeństwo wymiany informacji. Cały proces integracji EDI, mimo że wymaga dokładnego planowania i dostosowania, jest zaprojektowany tak, by wspierać bieżące działania firmy, a nie je zakłócać, umożliwiając płynne wdrażanie nowoczesnych rozwiązań.
W branży mięsnej technologia EDI może stopniowo zmieniać oblicze tradycyjnych procesów biznesowych. Przez automatyzację wymiany dokumentów takich jak zamówienia, awiza dostaw, faktury i faktury korygujące, EDI zwiększa efektywność operacyjną oraz minimalizuje ryzyko błędów, które mogą zakłócić ciągłość dostaw. Mimo iż procesy są zautomatyzowane, to kluczowym aspektem jest to, że ostateczna kontrola nad systemem EDI pozostaje w rękach ludzi. Daje to pewność, że wszystkie transakcje są przeprowadzane zgodnie z ustalonymi procedurami, zapewniając spójność i niezawodność danych.
Rozwiązanie dla każdego
Obecnie z EDI korzystają głównie duże dyskonty, które jako pierwsze dostrzegły potencjał automatyzacji i cyfryzacji swoich procesów. Jednak EDI nie jest rozwiązaniem wyłącznie dla wielkich graczy rynkowych. Jego zalety mogą być wykorzystane przez firmy każdej wielkości, ułatwiając współpracę niezależnie od pozycji rynkowej czy wielkości kontrahenta.
Integracja EDI z systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) nie jest problemem. Umożliwia to efektywniejszą komunikację wewnętrzną oraz lepsze zarządzanie zasobami, od produkcji po dostawy, co czyni EDI przydatnym narzędziem w dążeniu do optymalizacji procesów operacyjnych. Rynek dystrybucji mięsnej funkcjonuje często w modelu grup zakupowych, tj. zrzeszone hurtownie wykorzystują siłę zakupową do wygospodarowania lepszych cen w celu zachowania konkurencyjności. W taki model idealnie wpisuje się EDI, która obsługuje komunikację z dostawcami, jak i wewnątrz grupy.
Dwadzieścia lat temu branża budowlana znalazła się w miejscu, w którym dzisiaj jest branża mięsna – na rozdrożu między tradycyjnymi metodami komunikacji a potrzebą integracji nowoczesnych technologii. Wówczas, większość kontaktów sklepów oraz hurtowni opierała się na telemarketingu i manualnym wypełnianiu formularzy. Przejście na EDI nie było łatwe, ale dziś jest to standard, bez którego trudno wyobrazić sobie łańcuch dostaw w branży budowlanej. Firmy, które zdecydowały się na ten krok, zyskały znaczącą przewagę konkurencyjną, podczas gdy te, które nie przyjęły EDI, w pewnym sensie pozostały w XX wieku.
Ewolucja zamiast rewolucji
Adaptacja EDI w branży mięsnej nie oznacza radykalnej zmiany w jej strukturze czy operacjach. Raczej świadczy o stopniowym przyjmowaniu nowoczesnych narzędzi, które wspierają rozwój i wzrost efektywności, nie zapominając o korzeniach i stabilności, które zawsze były fundamentem tego sektora. W taki sposób branża mięsna demonstruje swoją zdolność do ewolucji, przy jednoczesnym zachowaniu swojej esencji — dostarczania produktów wysokiej jakości w sposób efektywny i odpowiedzialny.
Wśród sektorów FMCG, branża mięsna wyróżnia się ostrożnością w zakresie wdrażania nowoczesnych technologii zarządzania łańcuchem dostaw, takich jak EDI. Ta powściągliwość wydaje się więc wynikać bardziej z przywiązania do ustalonych praktyk niż z rzeczywistych ograniczeń technicznych. Tymczasem, w obliczu rosnących wymagań rynkowych i potrzeby zapewnienia świeżości produktów mięsnych, nie ma powodów, dla których branża ta nie mogłaby skorzystać z zalet, jakie niesie za sobą elektroniczna wymiana danych. Przyjęcie EDI, nawet na ograniczoną skalę, mogłoby stanowić pierwszy krok w kierunku pełnej cyfryzacji i automatyzacji procesów, co w długoterminowej perspektywie przyczyniłoby się do zwiększenia konkurencyjności firm działających w sektorze mięsnym.
EDITEL Polska to firma zajmująca się automatyzacją komunikacji B2B, znana jako pionier w dziedzinie EDI w Polsce. Jest częścią międzynarodowej grupy i obsługuje klientów w różnych sektorach, od FMCG, przez HPAC, po SHE. Dzięki swoim rozwiązaniom, EDITEL umożliwia firmom efektywniejszą wymianę danych, co przekłada się na lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw i obniżenie kosztów operacyjnych.
